Разработка системы автоматизации процедуры подготовки и проведения заседаний Правительства с помощью технологий Microsoft – Часть 1 (Постановка задачи)

В настоящее время наблюдается бурный рост использования новых информационных технологий в управлении предприятием на всех уровнях, начиная с уровня управления технологическим оборудованием и заканчивая управлением предприятием в целом.

Совещания являются неотъемлемой частью процесса управления крупной организацией. В этом процессе задействованы практически все подразделения. Правильная организация совещаний позволяет своевременно оповестить участников совещания о месте и времени его проведения, ознакомить их с повесткой, зафиксировать все принятые решения и довести их до исполнителей. На практике эффективность проведения совещаний зачастую оставляет желать лучшего, что, в первую очередь, приводит к затягиванию длительности совещаний и неисполнению принятых решений.

Задача построения систем автоматизации совещаний возникает перед многими организациями, желающими повысить их эффективность и управляемость. Не исключение и государственные структуры, где совещания (заседания) являются наиболее частым инструментом принятия решений.

Целью данного дипломного проекта является построение системы автоматизации процедуры подготовки и проведения заседаний Правительства Грузии.

1. Электронные системы управления совещаниями

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называют документооборотом.

Поскольку проведение совещаний неразрывно связано с документами и их движением, электронные системы управления совещаниями чаще всего являются частью систем электронного документооборота, электронного согласования документов.

В состав основных функциональных возможностей такого программного продукта входят:

· регистрация и структурированное хранение электронных документов;

· маршрутизация документов;

· обеспечение поиска документов;

· обеспечение информационной безопасности;

· возможность построения отчетов;

· обеспечение сохранности информации;

· возможность интеграции с другими информационными системами.

Кроме того системы управления совещаниями должны обеспечивать:

· Согласование документов (повесток, протоколов, вопросов совещаний, оформленных документально) по заданным маршрутам.

· Исполнение и контроль исполнения принятых решений.

Для реализации этих возможностей в настоящее время широко используется понятие бизнес-процесса.

Бизнес-процесс (например, процесс согласования) – это процесс, для которого можно определить одну или несколько точек входа (входные данные и условия, необходимые для начала процесса), измеряемые цели, алгоритм достижения этих целей (четко определенная последовательность шагов и этапов), одну или несколько точек выхода (выходные данные; рабочие продукты, созданные в ходе выполнения процесса; условия, при которых процесс может рассматриваться как завершенный), обязанности и ответственность всех участников процесса, взаимодействие между ними и другими заинтересованными лицами (руководство, заказчики, контролирующие органы и т.п.).

Практически вся деятельность предприятия может быть представлена в виде совокупности определенных таким образом бизнес-процессов. Управление организацией представимо как управление бизнес-процессами.

При применении процессного подхода к управлению предприятием возникает задача автоматизации бизнес-процессов. Моделью, позволяющей решить данную задачу является модель Workflow.

Согласно глоссарию WfMC (Workflow Management Coalition), международной организации, занимающейся введением стандартов в системах Workflow, Workflow – это упорядоченное во времени множество рабочих заданий, получаемых и обрабатываемых сотрудниками с помощью средств механизации/автоматизации или вручную, но в тех последовательностях и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес-процесса. В настоящий момент Workflow рассматривается более широко, являясь частью концепции управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM).

Модель Workflow является неотъемлемой частью современных систем управления совещаниями.

2. Задача создания системы автоматизации процедуры подготовки и проведения заседаний Правительства.

2.1 Постановка задачи

В настоящем дипломном проекте рассматривается разработка системы

автоматизации процедуры подготовки и проведения заседаний Канцелярии правительства Грузии.

Одной из задач Канцелярии правительства Грузии является планирование еженедельных заседаний правительства Грузии под председательством Премьер-министра, в том числе подготовка пакета документов к заседаниям.

Пакет документов для заседания правительства представляет собой поступившие из органов государственной власти проекты правовых актов.

Заседание проводится согласно повестке заседания, т.е подготовленному заранее перечню проектов правовых актов, которые должны быть рассмотрены.

На заседании выносятся решения по проектам правовых актов и формируется протокол заседания.

Схема процесса подготовки к проведению заседания «as is» изображена на рисунке 1.

Рис.1 Схема процесса подготовки к проведению заседания «as is»

Все взаимодействие в рамках подготовки и проведения заседаний было построено исключительно на бумажной технологии, что не обеспечивало достаточной оперативности вынесения решений, не позволяло осуществлять эффективное планирование и контроль рассмотрения проектов документов.

2.2 Причины появления задачи

До внедрения выполненной в рамках данного дипломного проекта разработки процесс взаимодействия Канцелярии правительства с министерствами был построен по следующей схеме:

1.Запросы от министерств на рассмотрение проекта нормативного акта в бумажном виде или по факсу (в редких случаях по электронной почте) доставлялись в Канцелярию.

2.Осуществлялась бумажная проверка и согласование проекта нормативного акта в Юридическом департаменте.

3.Каждую среду сотрудники Организационного департамента в бумажном виде формировали повестку заседания на основе имеющихся на данный момент утвержденных Юридическим департаментом проектов нормативных актов.

4.На заседании каждый министр получал бумажные копии всех нормативных правовых актов (многостраничных документов), которые должны быть рассмотрены на заседании.

5.Решение по каждому рассмотренному на заседании нормативному акту фиксировалось секретарем в бумажном протоколе заседания.

6.После заседания бумажная версия утвержденного правового документа проходила редактуру, согласование юристов, подписывалась у Премьер-министра и публиковалась.

7.Неутвержденные правовые нормативные акты направлялись на доработку в подготовившие их органы государственной власти.

Подобная организация взаимодействия имеет ряд серьезных недостатков:

· Длительность прохождения запроса, связанная с передачей документов на бумажном носителе.

· Сложность учета поступивших запросов и состояния их обработки из-за отсутствия общего электронного реестра.

· Отсутствие у министерств возможности контроля обработки своих запросов.

· Большая вероятность утери документов.

· Сложность контроля версий и внесений изменений в текст нормативных актов при их согласовании.

· Увеличение трудозатрат и времени на повторный перевод документа в электронный вид.

· Большая трудоемкость по составлению повесток и протоколов заседаний.

· Неудобство работы с большими объемами документации при проведении заседаний.

Данные недостатки старой схемы работы послужили причиной появления задачи разработки автоматизированной системы, которая бы позволила их устранить.

2.3 Подходы к решению задачи

Построение системы автоматизации процедуры подготовки и проведения заседаний может основываться на:

· Использование готового решения. Автоматизация на основе стандартных возможностей универсальных программных средств, реализующих схемы работы, подходящие широкому кругу организаций.

· Создание системы на заказ «с нуля»

· Автоматизация на основе интеграции универсальных программных средств.

Использование универсальных программных средств, предназначенных для автоматизации управления совещаниями в рамках системы электронного документооборота является оптимальным с точки зрения длительности и трудозатрат, а соответственно и стоимости вариантом. В последнее время наблюдается большое разнообразие подобного рода программного обеспечения (ПО) на отечественном рынке. Примерами могут служить системы: Documentum, Directum, DocsVision, Naudoc, Евфрат и ряд других. Большинство из этих систем, предлагают в своем составе настраиваемый модуль «Управления совещаниями».

В состав основных функциональных возможностей такого программного продукта входят:

· регистрация и структурированное хранение электронных документов;

· маршрутизация документов;

· обеспечение поиска документов;

· обеспечение информационной безопасности;

· возможность построения отчетов;

· обеспечение сохранности информации;

· электронное согласование документов (повесток, протоколов, вопросов совещания)

· формирование, согласование и рассылка протокола;

· контроль исполнения решений совещаний

Для большинства организаций предлагаемые готовые решения являются оптимальным выбором.

В результате проведения анализа задач Канцелярии правительства Грузии были выявлены специфические требования, которые невозможно реализовать на универсальном решении без значительных доработок: требование к интерфейсам режима проведения заседания, сложная бизнес-логика включения вопросов в повестку заседаний.

При реализации второго подхода требуемая система полностью создается путем разработки специализированного ПО на одном из языков программирования. Такой подход имеет следующие достоинства:

· высокая производительность ПО;

· низкие требования к аппаратным ресурсам;

· максимальная приспособленность к решению конкретной задачи.

· Однако данный подход имеет и ряд недостатков:

· сложность, значительное время разработки и ее высокая стоимость;

· необходимость длительного тестирования ПО для обеспечения должного уровня надежности;

· сложность модификации и расширения функциональности ПО;

· сложность сопряжения с другими информационными системами.

При реализации третьего подхода написание программного кода сводится к минимуму, необходимому, чтобы обеспечить интеграцию нескольких программных средств в единую систему. При этом необходимая функциональность обеспечивается не за счет программирования, а за счет использования возможностей интегрируемых программных средств. Данный подход также имеет ряд достоинств и недостатков. К числу достоинств такого подхода можно отнести:

· быстрота и низкая стоимость разработки;

· гибкость настройки;

· относительная простота модификации и расширения функциональности;

· хорошие возможности интеграции с другими программными системами.

· В ряд недостатков данного подхода входят:

· более низкая по сравнению с предыдущим подходом производительность ПО;

· большие по сравнению с предыдущим подходом потребности в аппаратных ресурсах;

· неоптимальная приспособленность к решению конкретной задачи.

При решении задачи построения системы в случае данного дипломного проекта, для заказчика наиболее критичными оказались: возможность гибкой настройки системы и сравнительно простой модификации ее функциональности, а также скорость разработки. Поэтому был выбран третий подход.