Разработка системы автоматизации процедуры подготовки и проведения заседаний Правительства с помощью технологий Microsoft – Часть 2 (Архитектура решения)

3. Функциональные требования к системе.

Перед разработкой системы необходимо было провести формализацию задачи, а также при необходимости реинжиниринг, оптимизацию и упорядочение процесса прохождения проекта нормативного акта от запроса министерства до утверждения акта в Правительстве и последующей публикации документа.

Анализ и формализация задачи осуществлялась с использованием методологии IDEF0.

IDEF0 - методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемую систему можно представить в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков - в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;

Одним из преимуществ методологии IDEF0 является то, что она может использоваться для совместного анализа системы функциональным заказчиком и разработчиком.

Построенные в результате анализа графические схемы процедуры подготовки и проведения заседаний правительства «to be» представлены в приложении 1. В приложение 2 приведено описание каждого этапа работы с ситемой.

В ходе проведения обследования также были собраны функциональные требования к системе.

Система должна обеспечивать следующие функциональные возможности:

· Учет и хранение поступающих от органов государственной власти проектов правовых документов.

· Возможность назначения различного типа (чтение, редактирование, удаление, создание) прав доступа на объекты разного уровня (контейнеры, документы, отдельные разделы и атрибуты документов);

· Возможность группировки хранящейся информации по различным атрибутам.

· Автоматическую версионность, хранящихся в системе файлов любого формата.

· Быстрый (в 3 клика мыши) и эргономичный доступ к рассматриваемым документам при проведении заседаний для всех участников.

· Поиск необходимых документов по различным атрибутам документов, а также полнотекстовый поиск.

· Оперативное отслеживание состояний проектов правовых документов (этапов обработки).

· Автоматическое формирование повестки ближайшего заседания правительства, на основе имеющихся на текущий момент в Системе запросов, прошедших юридическую экспертизу. С возможностью ручной корректировки.

· Формирование протокола заседания на основе повестки заседания, с ручным заполнением вынесенных по вопросам решений.

· Автоматическое изменение состояний запросов в Системе в соответствие с вынесенными по ним решениям после утверждения протокола заседания.

· Автоматическое отслеживание состояний запросов и инициация соответствующих процессов обработки.

· Закрепленные в системе модели процессов согласования и утверждения повесток и протоколов, а также проектов нормативных актов.

· Хранение различной справочной информации с обеспечение разграничения прав доступа

· Создание и изменение форм электронных документов, а также изменение маршрутов согласования должно быть доступно сотрудникам Канцелярии, не имеющим высокой квалификации в разработке ПО.

· Автоматическая рассылка уведомлений по электронной почте

- о поступлении новых запросов Организационному отделу;

- о создании новой повестки заседания участникам заседания;

- об утверждении протокола заседания участникам заседания;

- о необходимости согласования документа каждому согласующему лицу.

- о публикации нормативных актов;

- о превышении сроков согласования участникам согласования

4. Архитектура решения

Разработанная Система основана на интеграции ряда программных продуктов:

1.Cистема автоматизации электронного документооборота и бизнес-процессов DocsVision 3.6 SR1;

2.Microsoft Office SharePoint Server 2007;

3.Microsoft Office InfoPath 2007;

4.Microsoft Exchange Server;

Целостность Системы поддерживается совместимостью всех ее компонентов с программными продуктами компании Microsoft. Это позволяет обеспечить высокий уровень производительности и масштабируемости Системы. На рисунке 2 приведена архитектура разрабатываемой Системы.

Рисунок 2 – Архитектура Системы.

Архитектура системы включает в себя следующие компоненты:

· DocsVision Application Server. Данный сервер является механизмом обработки и интерпретации пользовательских запросов к базе данных Системы, таких как ввод, поиск документов, формирование отчетов, и др.;

· DocsVision Workflow Server. Данный сервер является механизмом обработки и маршрутизации документов по определенным в Системе правилам, а так же средством интеграции всех остальных компонентов Системы;

· Microsoft SharePoint Portal Server. Данный сервер является механизмом, предоставляющим пользовательский интерфейс к таким объектам Системы, как: формы документов, справочники, рабочие области и т.д.;

· Microsoft SQL Server. Данный сервер является механизмом управления электронной базой данных, содержащей всю информацию, обрабатываемую в Системе;

· Microsoft Exchange Server. (или любой сервер SMTP) Данный сервер является механизмом, обеспечивающим рассылку документов и уведомлений пользователям Системы;

· WEB-клиенты. Рабочие места пользователей, участвующих в процессах обработки документов и обращающихся к опубликованным на Web-портале документам и рабочим областям;

· Клиенты DocsVision. Рабочие места пользователей, участвующих в процессах обработки документов в Системе;

· Почтовые клиенты. Рабочие места пользователей, являющихся участниками почтовой рассылки документов или уведомлений Системы.

Для доступа к информационным объектам Системы (см. п.) рабочие места пользователей предполагается реализовать на технологии «тонкого WEB-клиента». В качестве WEB-клиента может выступать Microsoft Internet Explorer 6.0 или выше.

Для возможности работы с формами запросов на рабочей станции клиента должен быть установлен Microsoft Office Professional 2007. Все формы документов в Системе реализуются средствами Microsoft Office InfoPath 2007.

Зарегистрированные запросы размещаются в специальной области Web-портала ( Журнал регистрации запросов). Так на Web-портале размещены другие реестры для обрабатываемых в Системе документов, например «Журнал повесток/протоколов заседаний», «Журнал проектов документов» и др.

В специальной области Web-портала будет организован механизм поиска документов и набор отчетов по обработке документов. Помимо Web-интерфейса в Системе будет обеспечена возможность отображения обрабатываемых документов через технологию «толстого клиента DocsVision», предоставляющему пользователю Системы более широкие функциональные возможности.

Обработкой зарегистрированных запросов в Системе будет управлять механизм DocsVision Workflow Server. Функциональность данного сервера позволяет определить в его настройках правила обработки и маршрутизации документов. Помимо этого данный механизм обеспечивает интеграцию с другими компонентами Системы. В частности, этот механизм позволяет выполнять следующие действия:

· Публикация документов на Web-портале;

· Мониторинг появления новых документов на Web-портале;

· Создание рабочих областей на Web-портале;

· Рассылка документов и почтовых уведомлений через почтовый сервер;

· Мониторинг изменений объектов системы.

Всю информацию, обрабатываемую в Системе, предполагается хранить в двух базах данных, управляемых механизмом Microsoft SQL Server 2005. В первой базе данных - информацию Web-портала, во второй базе данных - информацию обрабатываемую серверами DocsVision.

Для рассылки электронных писем (уведомлений), Web-ссылок на документы или самих документов в Системе будет использован механизм Microsoft Exchange Server 2007. Для работы с почтовыми сообщениями, сформированными в Системе, на рабочих станциях пользователей должен быть установлен почтовый клиент Microsoft Office Outlook 2007.

5. Механизмы интеграции подсистем

На рисунке 3 изображены программные продукты, используемые в решении и указаны методы интеграции и передачи данных между ними.

Рис.3 Продукты, использованные в решении

5.1 Взаимодействие системы DocsVision и MS SharePoint Server 2007.

Для интеграции приложения DocsVision 3.6 «Управление процессами» c Microsoft Office SharePoint Server 2007 (далее — SharePoint) используется Шлюз DocsVision SharePoint 2007 Gate.

Шлюз DocsVision – это отдельное приложение, позволяющее осуществлять взаимодействие DocsVision с внешней системой посредством параметрической настройки. Подробнее механизмы работы шлюзов DocsVision описаны в разделе 6.4.2.4.

Шлюз обеспечивает следующую функциональность:

• обнаружение в системе SharePoint новых документов
• Обнаружение в системе SharePoint документов, отвечающих определенным требованиям;
• Получение данных любых объектов SharePoint (папка, документ, список, файл, пользователь и т.д)
• Изменение данных любых объектов SharePoint
• Публикация документов в системе SharePoint

Для описания фильтра, применяемого при мониторинге SharePoint используется запрос, имеющий структуру элемента CAML (Collaborative Application Markup Language) <Query>.

5.2 Взаимодействие системы DocsVision и MS Exchange

Для интеграции приложения DocsVision 3.6 «Управление процессами» c Microsoft Exchange используется Шлюз DocsVision Exchange Gate.

Шлюз к почтовой программе Microsoft Exchange позволяет системе DocsVision осуществлять мониторинг входящих сообщений и обмен данными с почтовыми ящиками пользователя, а также отправлять почтовые сообщения.

5.3 Обмен данными между MS SharePoint Server 2007 и формами MS InfoPath

Формы InfoPath публикуются на портале MS SharePoint Server 2007. В формах InfoPath существует встроенная возможность использовать справочники и списки портала в качестве набора данных для формы.

Для автоматического формирования повесток и протоколов, реализованных на формах InfoPath, форма должна получать данные о других хранимых на портале формах, соответствующих определенным критериям. Для предоставления форме необходимого набора данных будут использованы специально разработанные на C# Web-сервисы.

5.4 Обмен данными между DocsVision и формами InfoPath

Поскольку формы публикуются на портале, они являются объектами SharePoint, поэтому взаимодействие с ними система DocsVision осуществляет через механизм шлюза к SharePoint.

В тех случаях, когда функциональности шлюза недостаточно, будут разработаны сценарии DocsVision на языке C#.

Сценарии DocsVision – это мощный инструмент расширения функциональности, в том числе возможностей интеграции с внешними системами. Подробнее использование сценариев DocsVision описано в разделе 6.4.2.5.